課題

複数の契約企業様が集まるシェアオフィスにおいて
いかにセキュアかつスマートに文書の廃棄・回収を行うか

三井不動産株式会社は、オフィスビルやショッピングモール、宿泊・リゾート施設など、幅広い不動産開発事業を展開する不動産会社です。「働き方改革」の推進に注目が集まる中、多くのオフィスビル開発を手がける同社は、さまざまな企業のビジネスパーソンに多様な働き方ができる場として、2017年4月よりシェアオフィス「ワークスタイリング」を提供しています。

現在、首都圏と全国主要都市の30カ所を超える拠点を展開。利用者の利便性を最重視した立地、洗練された内装、利用者の使い勝手にこだわったオフィス機能などが大きな特長です。契約企業で会員登録された従業員は、すべてのオフィスを利用することができ、10分単位という細かな従量課金システムで運用されています。

シェアオフィスビジネスにおいて、十分なセキュリティを担保した書類の廃棄は重要な機能です。ビルディング本部 ワークスタイル推進部 ワークスタイリンググループの田口諒氏は、選定のポイントを以下のように説明します。

「シェアオフィスには互いに面識のない方々が集まりますので、廃棄した書類が他者に見られることなく確実に滅却されることは極めて重要です。一般的にはシュレッダーを設置することが考えられますが、ゴミとして処理することに不安を抱く方もいると思われます。また、シュレッダーはすぐに紙片が一杯になってしまい、頻繁に処分する必要があります。この環境にふさわしい、スマートかつセキュアな文書廃棄方法が求められていました」

対策

自社での利用実績でセキュリティの高さを実感
自動回収通知システムの利便性も選択の決め手に

この要件にジャストフィットしたのが、NTTロジスコのiSS-BOX®でした。利用者は、専用ボックスに書類をそのまま投入するだけ。内蔵の重量センサーと通信モジュールにより、書類が一定量以上になると自動で通知が発信され、回収・滅却処理を行います。

「自社オフィスに導入されており、利用実績がありました。導入する上で評価した点はいくつかありましたが、決め手となったのは自動回収通知システムです。書類が満杯間近になったら自動的に通知されますので、我々が連絡をする必要がありません。また、自身の体験として評価していたのがセキュリティの高さです。私は一度誤って重要書類を投入してしまったのですが、iSS-BOX®の鍵を管理する者しか取り出すことができず、廃棄書類に他者が簡単に手を触れることができないことを印象づけられました。シェアオフィスでは、弊社スタッフも鍵を持っておらずNTTロジスコしかiSS-BOX®を開けられないようにしています」（田口氏）

さらに、田口氏は「ステープラーの針が付いたままでも一気に投入できますので、お客さまにとっても手間と時間が省ける廃棄手段だといえるでしょう」と付け加えます。

効果

想定通りの円滑な運用に加え、
セキュリティへのこだわりがセールスポイントに

iSS-BOX®は「ワークスタイリング」のすべての拠点に導入されており、順調に運用されています。

「お客さまから疑問の声なども聞かれませんし、トラブルもありません。我々が想定していた導入効果が得られていると言えます。オープンスペースでは心地よいBGMを流して、リラックスしていただける環境を整えていますが、シュレッダーの場合、紙を細断する音が発生してしまいますので、それが無いのもシェアオフィスのコンセプトに合致していると思います」と、田口氏は語ります。

塩畑友悠氏は、「契約を検討されている企業の総務や人事の方が見学に来訪された際にiSS-BOX®を見ていただき、我々のセキュリティ面のこだわりをお伝えすることができます。管理部門の方は何よりも安心・安全を求められるので、この点はかなり響いているのではないでしょうか」と、重要なセールスポイントになっていることを挙げます。

iSS-BOX®サービス概要はこちら

「ワークスタイリング」の拠点はサービス開始から約1年で10拠点から30拠点を超すまでに拡大し、2018年5月には、宿泊も可能な新サービス「ワークスタイリングSTAY」も始動しました。NTTロジスコのiSS-BOX®は「ワークスタイリング」事業の拡大に連動して全拠点に導入され、機密文書廃棄の課題を解決しています。

働き方改革の推進が強く求められている今日、フレキシブルな働き方の場を提供する「ワークスタイリング」のさらなる事業展開が注目されます。そして、そのセキュアな環境づくりの一端を、NTTロジスコのiSS-BOX®が担っていきます。